Cómo gestionar las vacaciones de tus empleados

Gestionar vacaciones para los empleados supone un sobreesfuerzo para las empresas. Su mala gestión puede tener repercusiones negativas: horas extras, quejas por parte de la plantilla restante por el exceso de trabajo y desear que no coincida con alguna baja médica de los trabajadores.

Para disminuir parte de la incomodidad de la gestión, existen varios documentos en los cuales poder confiar para facilitar la tarea:

• El primero de ellos es el convenio colectivo aplicado en la empresa. En éste se especifica el número de días de vacaciones que les corresponden a los trabajadores, así como su organización y periodos de disfrute.
• El segundo es el calendario laboral. Recomendamos la creación de este documento al comienzo del año, para que el trabajador sea conocedor de los periodos vacacionales con al menos dos meses antes del comienzo del disfrute. (Tal y como se regula en el Artículo 38.3 del Estatuto de los Trabajadores).

Lo primero que se ha de tener presente es que el derecho a unas vacaciones periódicas retribuidas  es un derecho constitucionalmente reconocido a los trabajadores en la Constitución Española. En el mismo sentido, la ley reconoce a los trabajadores por cuenta ajena, derecho a un período de vacaciones anual, con cargo al empresario que puede ser mejorado por la negociación colectiva o el propio contrato individual.

El régimen legal de las vacaciones se aplica a todos los trabajadores  por cuenta ajena aunque su relación laboral sea especial.

Condiciones mínimas para gestionar vacaciones en España

¿Cómo se generan las vacaciones?

Las vacaciones se devengan por la prestación efectiva de servicios. No obstante, en la regulación nacional debe considerarse que las ausencias  del trabajo por motivos independientes de la voluntad de la persona interesada, como enfermedad, accidente o maternidad, han de ser computadas como parte del período de servicios de acuerdo al convenio de OIT.

A falta de regulación nacional expresa, y con base en esa normativa internacional, los tribunales han asimilado, a estos efectos, a tiempo de trabajo el que se esté en IT , independientemente de la causa que la origine. Esto quiere decir que para gestionar vacaciones en España, se debe informar sobre los diferentes convenios de empresa y trabajo.

Sin embargo, no se considera período de trabajo efectivo la duración de una excedencia por cuidado de hijo.

Con respecto al devengo de vacaciones durante el período de suspensión del contrato  por ERTE , su duración se reduce de forma proporcional al tiempo efectivo de prestación de los servicios. 

En cambio, no se reducen las vacaciones proporcionalmente si el supuesto de regulación de empleo únicamente implica una reducción de la jornada  y no el cese total de la actividad laboral.

¿Cuántos días duran las vacaciones?

La ley establece que el derecho a vacaciones anuales retribuidas no puede, en ningún caso, ser inferior a 30 días naturales ; estando referido el período de disfrute al año natural  de enero a diciembre.

Si la norma convencional alude a 22 días laborables , el disfrute debe corresponder, como mínimo a estos 30 días naturales.

Este mínimo legal puede mejorarse a través de los convenios colectivos o por el propio contrato de trabajo y se puede incrementar dicho número de días.

Cuando no se han prestado servicios todo el año, las vacaciones deben tener una duración proporcional al tiempo de servicios prestados. 

El período de vacaciones anuales en días naturales  comprende, tanto los días festivos como los laborables. Si el primer día  coincide en domingo , éste no debe computarse porque tal día es de descanso ya ganado por los trabajadores por la actividad desarrollada durante la semana precedente, con lo que se superpone el descanso semanal al vacacional en un mismo día.

No obstante, en otras ocasiones se ha considerado que si el primer día de vacaciones coincide con un día de descanso semanal, este se pierde y se confunde con el último.

Igualmente, cuando el último día de las vacaciones coincidan con un festivo o libranza quedaría incluido en el cómputo de las vacaciones establecidas en días naturales.

¿Cómo se disfrutan las vacaciones?

Son nulos los pactos , sean individuales o colectivos, y toda decisión unilateral que suponga la sustitución de las vacaciones por una cantidad de dinero ya que para el trabajador,  el derecho a las vacaciones es irrenunciable e indisponible y el empresario está obligado a conceder vacaciones, dentro del año.

La única exclusión a esta condición es la liquidación de los días de vacaciones generados y no disfrutados en los finiquitos.

La determinación de las fechas en las que se va a disfrutar de las vacaciones se ha de realizar de común acuerdo  entre el empresario y el trabajador, siempre de conformidad con lo establecido, en su caso, en los convenios colectivos sobre planificación anual de las vacaciones.

Se puede fraccionar en más de dos períodos y así, algunos convenios colectivos admiten este fraccionamiento, si bien, en general, en la línea de limitar esta posibilidad, tal como se establece por la OIT (OIT Conv 132):

– Una de las fracciones debe consistir, por lo menos, en dos semanas laborales ininterrumpidas;

– Se admite otro fraccionamiento en un acuerdo que vincule a las partes.

sobre el calendario de vacaciones:

El calendario de vacaciones se fija en cada empresa, de acuerdo con el sistema que se haya establecido en la misma. En todo caso el trabajador ha de conocer las fechas  que le corresponden de vacaciones 2 meses antes del comienzo del disfrute.

Al gestionar vacaciones, una empresa puede obligar a que una parte de estas se disfrute durante los días de cierre del mes de agosto, cuando existan causas económicas  que lo justifiquen dado el ahorro que supone para el Estado el cierre del edificio durante tal período. También, a falta de pacto, las fijadas por la empresa en razón de la productividad.

De todas formas los convenios colectivos pueden establecer prioridad de disfrute de vacaciones en determinados periodos ligados a las épocas de mayor y menor actividad.

¿Cuándo caducan las vacaciones?

La expresión vacaciones anuales que utiliza la Ley implica que se tiene derecho a ellas por cada año de trabajo, pero también que existe una obligación de disfrutar las vacaciones dentro del año natural. Es por ello que los tribunales han venido interpretando que las vacaciones deben disfrutarse dentro del año al que correspondan. El derecho caducará, por tanto, el 31 de diciembre de cada año.

Con carácter general, se prohíbe su acumulación en años sucesivos, salvo pacto en contrario o su traslado fuera del año natural. Sin embargo, hay que tener en cuenta que el legislador establece excepciones  y permite posponer su disfrute, superando el plazo de caducidad de un año en los siguientes supuestos:

1. Cuando coincida el periodo de vacaciones con
   1. Una incapacidad temporal derivada de embarazo, parto o lactancia
   2. Disfrute de maternidad y paternidad
2. En el caso de otras situaciones de incapacidad temporal que coincidan total o parcialmente con las vacaciones, no importa si la baja médica es antes o durante las vacaciones.
   1. En este caso el empleado podrá disfrutarlas una vez finalice la baja médica siempre que no hayan pasado 18 meses.

Posibles sanciones por incumplimiento

Para el empresario, la transgresión de las normas y los límites legales o pactados sobre vacaciones se considera infracción grave en el orden laboral. Esta conducta se sanciona con multa que puede ir, según los grados, desde 751 a 7.500 €.

Gestionar vacaciones según el tipo de empresa

Empresas dedicadas a espectáculos (régimen de artistas)

El número de vacaciones anual para este colectivo es de 30 días naturales o la parte proporcional generada.

Deportistas profesionales

Tienen derecho a 30 días naturales al año con posibilidad de fraccionarlas y la época de disfrute se acuerda por convenio colectivo o contrato individual por ejemplo:

Representantes de comercio

La duración, criterios de orden económico y fechas de disfrute de las vacaciones anuales retribuidas, se fijan en los pactos colectivos o en el propio contrato, si resultase más beneficioso. A falta de pacto, individual o colectivo, se rigen por las normas de carácter general.

Empleados del hogar

Las vacaciones anuales, durante las cuales el trabajador no está obligado a residir en el domicilio familiar o el lugar a que se desplace la familia, son de 30 días naturales, que pueden fraccionarse en dos o más períodos, siendo uno de ellos al menos de 15 días consecutivos. Su disfrute se acuerda entre las partes; en defecto de pacto, 15 días pueden fijarse por el empleador y el resto se elige por el empleado, debiendo conocerse las fechas de disfrute con 2 meses de antelación.

¿Cómo gestionar vacaciones atrasadas?

Es importante dejar claro al empleado que las vacaciones deben disfrutarse y que superado un determinado periodo prescriben, es por ello que consideramos vital que su empresa disponga de un calendario de vacaciones anual en el que, se detalle de forma clara el periodo de disfrute para cada empleado y permita justificar que el empleado es conocedor de los días de vacaciones aprobados por la empresa.

Recomendamos que si no dispone de un calendario de vacaciones anual confeccione uno y recoja la firma de sus empleados en el mismo, si no sabe como gestionarlo puede contactar con MLT y le ayudaremos en ello.

¿Qué riesgos corremos como empresa si no cumplimos con la obligación de conceder el descanso anual devengado a sus empleados?

• Para el empresario, la transgresión de las normas y los límites legales o pactados sobre vacaciones se considera infracción grave en el orden laboral. 

Esta conducta se sanciona con multa que puede ir, según los grados, desde 751 a 7.500 €.

• Reclamación judicial por parte del empleado.