Sanciones por falta de depósito de Cuentas Anuales

El 31 de enero entró en vigor el Real Decreto 2/2021, de 12 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas. En este RDL se regula un nuevo régimen sancionador por el incumplimiento de la obligación de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil. A continuación te detallamos las principales novedades.

¿Qué son las cuentas anuales?

Las cuentas anuales reflejan la imagen fiel del patrimonio de una sociedad limitada o anónima, su situación financiera y el resultado del ejercicio al que correspondan.

Los Administradores de estas sociedades tienen la obligación de formular las Cuentas Anuales en los tres meses posteriores al cierre del ejercicio social, que generalmente es el 31 de diciembre. Una vez formuladas las cuentas anuales, deben convocar Junta General de socios o accionistas para su aprobación en los seis primeros meses del ejercicio, y una vez aprobadas tienen un mes para su depósito en el Registro Mercantil de la provincia que corresponda al domicilio social de la entidad. Es decir, las sociedades que finalicen su ejercicio el 31 de diciembre, deben depositar las Cuentas Anuales aprobadas como muy tarde el 30 de Julio del ejercicio siguiente.

La Ley obliga a los Administradores a presentar la Cuentas Anuales en el Registro Mercantil para su inscripción y publicación, de manera que cualquiera pueda acceder y conocer la situación financiera de la empresa.

¿Quiénes están obligados a depositar las cuentas anuales?

Están obligados a depositar las cuentas anuales:

• Las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditarias por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otros empresarios que en virtud de disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales.
• La sociedad dominante de un grupo que presente cuentas consolidadas.
• Las sociedades extranjeras que tengan abiertas sucursales en España.
• Las sociedades colectivas y comanditarias simples, cuando a la fecha de cierre del ejercicio todos los socios colectivos sean sociedades españolas o extranjeras.
• Las fundaciones depositarán las cuentas anuales en el Registro de Fundaciones, debiendo formular cuentas anuales consolidadas cuando la fundación se encuentre en cualquiera de los supuestos previstos para la sociedad dominante.

¿Qué consecuencias tiene no depositar las Cuentas Anuales en plazo?

Si la sociedad no cumple su obligación de depositar las cuentas anuales en el plazo estipulado para hacerlo, se produce el cierre de la Hoja Registral, y como consecuencia no se podrá inscribir en el Registro Mercantil ningún documento de dicha sociedad mientras persista el incumplimiento, a excepción de:

• La revocación de poderes.
• El cese del administrador.
• La disolución de la sociedad.
• El nombramiento de liquidadores.

Hay que tener en cuenta que aunque se pueda inscribir la revocación de poderes y el cese del administrador, no se puede nombrar un nuevo administrador ni otorgar nuevos poderes hasta que no se inscriban las cuentas anuales pendientes de depósito.

No debemos olvidar tampoco, la repercusión que puede tener en el Administrador de la sociedad, ya que es su responsabilidad y debe responder con su patrimonio personal por los daños y perjuicios que se originen por no cumplir con sus deberes, frente a la sociedad, socios y acreedores. Dentro del pacto de socios, es conveniente establecer los criterios para formular las cuentas anuales y la sanción por falta de aprobación sin la debida justificación.

Además, la falta de depósito de la Cuentas Anuales, puede provocar también el deterioro de la imagen de la empresa por falta de transparencia e información hacia terceros, como entidades financieras, proveedores o clientes, que no podrán comprobar la información sobre la situación económica de dicha sociedad.

¿Cuál es el nuevo régimen sancionador?

Hasta ahora la incoación de los expedientes sancionadores correspondía solo al Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC). Con el nuevo Real Decreto se podrá encomendar la gestión y propuesta de régimen sancionador a los registradores mercantiles del domicilio de la sociedad incumplidora, lo cual proporcionará mayor agilidad en los procedimientos y, por lo tanto, muy probablemente un incremento en el número de expedientes sancionadores.

Las sanciones podrán fijarse entre 1.200 euros y 60.000 euros, aunque si la sociedad o grupo tienen un volumen de facturación anual superior a 6 millones de euros, el límite por cada año de retraso puede elevarse a 300.000 €.

• La sanción será del 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad incluida en la última declaración presentada. Deberá aportarse el original de esta declaración tributaria presentada.
• Si no se aportase la declaración tributaria, la sanción será el 2% del capital social que figura informado en el Registro Mercantil.
• En caso de que se aporte la declaración tributaria, y el resultado de aplicar los mencionados porcentajes a la suma de las partidas del activo y ventas fuera mayor que el 2% del capital social, se cuantificará la sanción en este último reducido en un 10 por ciento.

Si las cuentas anuales hubiesen sido depositadas con anterioridad al inicio del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento.

Las infracciones por falta de depósito de cuentas prescribirán a los tres años, por lo que debe estarse atentos en las fechas y cumplimientos mercantiles de todas las sociedades obligadas a ello.