¿Qué hacer ante una inspección de trabajo?

Mediante las inspecciones de trabajo,  la Administración controla que el trabajo que se realiza en una empresa esté en regla y cumpla con la legislación. Por ello, como empleador, es de vital importancia que tengas siempre toda la documentación correcta. Te explicamos cómo afrontar una inspección de trabajo en tu empresa.

¿Qué es una inspección de trabajo?

Las inspecciones laborales las realiza una organización administrativa llamada Inspección de trabajo y Seguridad Social. Su objetivo es controlar y vigilar que tanto empresas como trabajadores cumplen con sus responsabilidades administrativas en materia laboral y de Seguridad Social, y con todas las condiciones y requisitos legales.

Las inspecciones de trabajo y Seguridad Social siempre se realizan sin aviso previo, y por este motivo, es aconsejable que tengas toda la documentación ordenada y disponible.

Las inspecciones de trabajo pueden surgir de manera rutinaria, pero a veces, se dan una serie de condicionantes para que se produzcan inspecciones inicialmente no previstas:

• Por realización de campaña por parte de la jefatura de inspección por un asunto concreto, por ejemplo, sobre permisos de trabajo.
• Por denuncia a la jefatura. Ten en cuenta que las denuncias son confidenciales, y por lo tanto la empresa en cuestión, nunca podrá saber la identidad del denunciante.

¿Qué hacer ante una inspección de trabajo?

Como asesores laborales te recomendamos no entregar toda la documentación rápidamente. Y seguramente te estás preguntando por qué. La respuesta es muy sencilla, si no la entregas, el inspector te dará un margen de entre 10 y 15 días para que puedas completar y organizar toda la información. Esto te beneficiará porque podrás ordenar y asegurarte de que entregas, ahora sí, toda la documentación de forma correcta. Si no la entregaras, constará como no aportada y puedes exponerte a sanciones.

¿Qué me pueden pedir en una inspección de trabajo?

En una inspección de trabajo pueden pedirte cualquier tipo de documentación relacionada con cuestiones económicas, laborales, contratos de trabajo y todo aquello que tenga que ver con tu actividad empresarial. La información más solicitada suele ser:

• Actividad de la empresa.
• Horario de trabajo y apertura del centro de trabajo.
• Contratos de trabajo, puestos de trabajo existentes, cuadro de turnos, descansos, festivos trabajados.
• Acuerdos de distribución irregular de la jornada, en su caso, o en su defecto decisiones empresariales al respecto.
• Realización de horas extraordinarias.
• Cuadrantes de horarios realizados por la empresa, si existen.
• Registro y control de horas de trabajo.

Los inspectores pueden acceder a cualquier zona de trabajo. Esto quiere decir que, si eres autónomo y trabajas en casa, pueden realizar una inspección dentro del espacio declarado como centro de trabajo.

Antes era obligatorio disponer de un libro de visitas. Se trata de un libro oficial y sellado en el cual se anotaban las diligencias de las inspecciones. Actualmente y desde julio de 2015 ya no es obligatorio tenerlos. Aún así, si ya lo tienes, debes guardarlos durante 4 años, como ocurre con el resto de documentación laboral.

¿Me pueden sancionar en una inspección?

Si no tienes toda la documentación cuidadosamente guardada, ordenada y clasificada y consecuentemente no puedes entregar toda la documentación demandada o la documentación no está correcta, es posible que te pongan sanciones muy importantes.

Cuidado porque los funcionarios de inspección tienen lo que se llama presunción de veracidad. Y todo lo que vean, puede tener esta percepción y tu como empresario, deberás demostrar lo contrario si lo ponen en un acta. Por lo tanto, si el día que realizan la inspección en tu oficina, hay alguien trabajando y no está en plantilla tendrás que demostrar por qué esta persona estaba en un lugar que no le correspondía.