Certificado de retenciones de la empresa: lo que debes saber
El certificado de retenciones es un documento fundamental tanto para la empresa como para sus trabajadores. Se utiliza, principalmente, para justificar las cantidades que han sido retenidas en concepto de IRPF a lo largo del ejercicio fiscal.
Este certificado tiene una gran importancia a la hora de realizar la declaración de la renta, ya que permite comprobar si los datos que figuran en el borrador de Hacienda son correctos.
En este artículo te explicamos qué es el certificado de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF, para qué sirve, cuál es su contenido, qué modelos se relacionan con él y qué obligaciones tienen tanto empresas como personas físicas.
¿Qué es y para qué sirve el certificado de retenciones IRPF?
El certificado de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF es un documento fiscal que emite la empresa o pagador al cierre del año natural. En él se reflejan de forma detallada las cantidades abonadas a un trabajador, profesional o colaborador, así como las retenciones de IRPF efectivamente practicadas durante el ejercicio.
Este certificado es fundamental tanto para quien paga como para quien percibe los ingresos, ya que acredita ante la Agencia Tributaria la correcta aplicación de las retenciones obligatorias.
Utilidad del certificado según el destinatario
Para la empresa o pagador:
- Permite informar oficialmente al perceptor de los importes satisfechos y las retenciones aplicadas.
- Sirve como prueba documental de que se han cumplido las obligaciones fiscales en materia de IRPF.
- Garantiza la coherencia entre el certificado entregado y los datos declarados en modelos informativos como el modelo 190 o el modelo 180.
Para el trabajador o perceptor:
- Justifica los ingresos obtenidos y las retenciones soportadas durante el año.
- Es fundamental para comprobar el borrador de la declaración de la renta y detectar posibles errores antes de su presentación.
- Puede utilizarse como acreditación de ingresos en trámites con bancos, arrendadores, becas o ayudas públicas.
¿En qué se diferencia del certificado de ingresos?
Aunque ambos pueden confundirse, el certificado de ingresos incluye los pagos realizados sin especificar las retenciones.
El certificado de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF, en cambio, detalla tanto el ingreso bruto como la retención aplicada, siendo más útil en el ámbito fiscal.
¿Es obligatorio que la empresa emita el certificado?
Sí, toda empresa que haya efectuado pagos sujetos a retención está obligada a emitir este certificado a final de año. Esta obligación está regulada por la normativa del IRPF y se considera parte del deber de informar al trabajador o proveedor.
Las empresas están obligadas a expedir el certificado de ingresos y retenciones a todos los trabajadores que hayan estado en plantilla durante el último ejercicio, así como a los profesionales o colaboradores con los que mantengan una relación mercantil y a los que se les haya practicado retención de IRPF en sus facturas. Asimismo, este certificado debe emitirse por los pagos realizados por el alquiler de inmuebles u otros rendimientos sujetos a retención en el IRPF.
¿Cuándo y cómo se debe entregar?
- Cuándo: habitualmente antes del inicio de la campaña de la Renta, es decir, antes del 1 de abril de cada año.
- Cómo: puede entregarse en formato papel o electrónico, siempre que se garantice su autenticidad..
Certificados relacionados y modelos de la Agencia Tributaria
Existen distintos modelos de resumen que la empresa presenta ante Hacienda y que están relacionados con los certificados individuales emitidos:
En enero de cada año, las empresas remiten a la Agencia Tributaria un resumen de las retenciones o ingresos a cuenta practicados a sus trabajadores durante el año anterior.
Este resumen también muestra diferentes modelos:
- Modelo 190: resumen anual de retenciones sobre rendimientos del trabajo y actividades económicas.
- Modelo 180: resumen anual de rentas procedentes de alquileres de inmuebles.
- Modelo 184: resumen anual Informativa de entidades en régimen de atribución de rentas.
- Modelo 188: rentas de contratos de seguros de vida o invalidez.
- Modelo 193 / 193-S: rendimientos del capital mobiliario.
- Modelo 194: rendimientos de transmisiones de activos financieros.
- Modelo 196: retenciones en cuentas bancarias.
Todos estos modelos sirven para que la Agencia Tributaria cruce los datos con los certificados individuales y los incluya en el borrador de la renta.
¿Qué ocurre si la empresa no entrega el certificado de retenciones?
La falta de entrega del certificado de ingresos y retenciones supone un incumplimiento de una obligación fiscal formal por parte de la empresa y puede generar consecuencias relevantes:
- Para el trabajador o perceptor: puede tener dificultades para contrastar los datos fiscales facilitados por la Agencia Tributaria, revisar el borrador de la declaración de la renta o justificar correctamente las retenciones soportadas, especialmente si existen discrepancias.
- Para la empresa o pagador: la no emisión o entrega del certificado puede dar lugar a sanciones administrativas por incumplimiento de las obligaciones informativas, conforme a la Ley General Tributaria, además de posibles requerimientos de la AEAT.
Aunque la Agencia Tributaria suele disponer de la información a través del modelo 190, el certificado sigue siendo un documento obligatorio y una garantía para el perceptor.
¿Cómo solicitar el justificante de retenciones si no se recibe?
Si no has recibido el certificado de retenciones, lo recomendable es actuar de forma escalonada:
- Solicitarlo directamente a la empresa, normalmente a los departamentos de Recursos Humanos, administración o contabilidad, dejando constancia de la petición.
- Revisar la documentación disponible, como nóminas, facturas emitidas o justificantes de pago, para comprobar las retenciones practicadas.
- En caso de negativa o falta de respuesta, puedes comunicar la incidencia a la Agencia Tributaria. En este supuesto, es conveniente aportar documentación acreditativa de los ingresos y retenciones (nóminas, contratos, facturas, extractos bancarios), que permita a la AEAT verificar la información.
Este procedimiento no impide presentar la declaración de la renta, pero sí ayuda a evitar errores o discrepancias futuras.
Obligación de las personas físicas
Al inicio de una relación laboral, los trabajadores están obligados a facilitar correctamente sus datos fiscales y personales a la empresa mediante el modelo 145, que normalmente se entrega en los primeros días tras la incorporación.
Este formulario sirve para comunicar información relevante como la situación familiar, grado de discapacidad, descendientes, ascendientes u otras circunstancias personales que influyen directamente en el cálculo de la retención del IRPF en la nómina.
Con los datos declarados en el modelo 145, la empresa aplica el tipo de retención correspondiente conforme a la normativa del IRPF.
Veracidad de los datos y posibles sanciones
Es responsabilidad del trabajador que la información consignada en el modelo 145 sea veraz, completa y actualizada. Si los datos facilitados no se ajustan a la realidad y ello provoca que se aplique una retención inferior a la que correspondería, la responsabilidad recae en el empleado, no en la empresa.
En estos casos, si el trabajador está obligado a presentar la declaración de la renta, la Agencia Tributaria puede imponer una sanción de hasta el 35 % de las cantidades que dejaron de retenerse, además de exigir el ingreso de la cuota no retenida.
Obligación de comunicar cambios
Asimismo, los empleados deben informar a la empresa de cualquier variación en sus circunstancias personales o familiares que pueda afectar al IRPF (nacimiento de hijos, cambios en la situación familiar, reconocimiento de discapacidad, etc.).
Esta comunicación debe realizarse en el plazo máximo de 10 días desde que se produzca el cambio, mediante la presentación de un nuevo modelo 145 actualizado, para que la empresa pueda ajustar correctamente las retenciones y evitar regularizaciones posteriores.
El certificado de retenciones de la empresa es una pieza de vital importancia en la gestión fiscal de trabajadores, autónomos y empresas. Garantiza la transparencia en las relaciones laborales y mercantiles, y facilita una declaración de la renta precisa y sin errores.
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